Waarom is er toezicht?
Het VAPH (Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap) is verantwoordelijk voor het toekennen én het controleren van het persoonsvolgend budget.
Om ervoor te zorgen dat de middelen doelgericht en correct worden ingezet, voert het VAPH jaarlijks steekproeven uit bij individuele budgethouders.
Bij zo’n controle wordt nagegaan of:
-
de ondersteuning die betaald wordt met het PVB effectief geleverd is,
-
de ondersteuning past binnen het goedgekeurde ondersteuningsplan,
-
en de uitgaven correct verantwoord en gedocumenteerd zijn.
Lees het volledige bericht hier: Hoe het VAPH toezicht houdt op het persoonsvolgend budget
Wat betekent dit voor kleinschalige ouderinitiatieven?
In ouderinitiatieven binnen GiPSo wonen of werken mensen met een beperking vaak in een kleine, huiselijke setting, samen met andere bewoners en met ondersteuning van ouders, familie en/of een beperkt professioneel team.
Dat biedt veel voordelen, maar brengt ook een verhoogde verantwoordelijkheid met zich mee: er is meestal geen klassieke voorziening die de budgetadministratie opvolgt, dus ouders of vertegenwoordigers moeten dit zelf correct organiseren.
Wat is belangrijk om in orde te hebben?
1. Kennis van de regels over besteding
-
Ouders en vertegenwoordigers moeten weten:
-
Welke kosten zijn toegestaan met PVB (bijv. begeleiding, dagbesteding, woon- en leefondersteuning, bijstand, hulpmiddelen indien goedgekeurd).
-
Welke kosten niet zijn toegestaan (bijv. puur ontspanningsactiviteiten zonder link met ondersteuning, huisvesting zonder ondersteuningscomponent, aankopen die geen verband houden met de zorgnood).
-
-
Dit helpt om foute uitgaven en terugvorderingen te vermijden.
2. Correcte administratie en documentatie
-
Bij elke uitgave moet je kunnen aantonen:
-
Wat werd aangekocht of geleverd (factuur of overeenkomst),
-
Door wie (naam, onderneming, RIZIV-nummer indien van toepassing),
-
Wanneer en hoeveel uren ondersteuning geleverd zijn (aanwezigheids- of prestatielijsten),
-
Dat de ondersteuning effectief geleverd is aan de budgethouder.
-
-
Het is goed om voor elke bewoner een aparte map of digitaal dossier bij te houden waarin alles chronologisch bewaard wordt.
3. Voorbereid zijn op een controle
-
Bij een steekproef zal het VAPH vragen om:
-
overeenkomsten met dienstverleners of begeleiders,
-
facturen en betalingsbewijzen,
-
aanwezigheidslijsten of dagschema’s,
-
het ondersteuningsplan.
-
-
Een heldere administratie voorkomt stress en zorgt dat een controle vlot verloopt.
-
Als er onregelmatigheden zijn, kan het VAPH:
-
kosten weigeren,
-
geld terugvorderen,
-
of in ernstige gevallen sancties opleggen (bijv. tijdelijke blokkering van het budget).
-
Extra tips
-
Plan minstens één keer per jaar een interne check: kijk of alle overeenkomsten, facturen en aanwezigheidslijsten volledig en correct zijn.
-
Gebruik waar mogelijk de modelformulieren van het VAPH voor overeenkomsten.
-
Stimuleer bewoners en hun vertegenwoordigers om bij elke wijziging in ondersteuning ook hun ondersteuningsplan te actualiseren.
-
Houd bij wanneer de laatste controle door het VAPH geweest is, en welke feedback toen werd gegeven.
Meer weten over persoonsvolgend budget (PVB)? zie Zorg en ondersteuning op maat inkopen | VAPH